• ¿Tu espacio de trabajo es un caos y está cubierto de papeles? ¡Dile adiós al desorden! Con estos prácticos consejos para reorganizarlo.

Hacer home office es toda una ciencia y muchos de los que no lo habíamos realizado nos hemos estado dando de topes ahora que nos hemos visto forzados a hacerlo durante el confinamiento por Covid-19.

A decir de los expertos, pero sobre todo de nuestra querida Marie Kondo, un espacio de trabajo desordenado merma nuestra energía y no nos permite ser todo lo productivos que quisiéramos. Sin duda, acumular papeles es tan nocivo como postergar tareas.

¿Cuántos de nosotros somos conscientes de tener nuestros escritorios ordenados? Solemos pasarlo por alto por que nos dedicamos a trabajar a tope sin percatarnos que al no tener una mesa despejada no tenemos los suministros básicos al alcance y por ende nos distraemos fácilmente y no rendimos lo suficiente.

Tomar acción sobre el caos externo e integrar una zona de trabajo adecuada, es clave para despejar la mente y ser más creativos. Pero mantener un escritorio organizado no es algo que ocurra de manera espontánea, requiere un esfuerzo extra, pero te aseguramos que una vez que lo conviertas en hábito, todo fluye de manera natural.

Para empezar con buen pie esta nueva etapa de trabajo remoto debido al Coronavirus, te proponemos algunas ideas sobre cómo organizar el espacio de trabajo en casa de forma eficiente y tenerlo todo a mano sin que tu escritorio se convierta en caos de cosas, pero sobre todo, para que tu jornada sea mucho más llevadera y eficiente.

1. Organizando tu escritorio desde cero

Para organizar el escritorio de casa lo mejor que podemos hacer es partir de cero. Lo primero que debes hacer es dejar la mesa limpia, de este modo sabrás con que espacio dispones y como te resultará más útil.

Inicia vaciando la mesa, dejando solo aquellos elementos más pesado que ya tienen un lugar fijo asignado, tales como: monitor, CPU, impresora, teléfono fijo, etc. Verifica que esos objetos están colocados en el mejor lugar posible para trabajar de manera cómoda y con el suficiente espacio. Revisa si la distancia y ubicación son los más adecuados. Los elementos de más uso deben estar en la parte donde te sea más fácil alcanzarlos, considera si eres diestro o zurdo al tomar estas decisiones.

Como tip adicional, el monitor debe estar justo enfrente de tu cara a una distancia de 60 cms. Si no tienes como medir, estira tu brazo frente a ti con el puño cerrado a la altura de tu cata y allí tienes la distancia adecuada.

2. Tirando cosas

Es hora de tomar decisiones, echa un vistazo a todo lo que quitaste de la mesa, aquellos objetos que no has usado en mucho tiempo, no las vas a volver a utilizar, tíralos. Deshazte de todo tipo de papel que no necesitas para nada, tales como revistas, cartas, hojas sueltas o post-ts.

Procura  tener un cajón o un organizador para almacenar esas cosas que no usas a diario y que podrían ser útiles en algún momento. Lo importante es que no estén sobre la mesa ocupando espacio visual.

Entre menos cosas tengamos sobre el escritorio, mejor. Sólo necesitas los elementos que utilizas a diario.

3. Los artículos que necesitas al alcance

La mejor manera de organizar un escritorio en casa u oficina, es ordenando el material de uso cotidiano para poder tenerlos siempre controlado. Los insumos de oficina que uses a diario debe estar a mano y junto: papel, agenda, bolígrafos, lápices, colores, post-its.

Cada cosa debe tener su lugar y cada vez que se use debes colocarlo en el mismo sitio, de esa forma siempre sabremos donde esta sin pensarlo demasiado. Los artículos de oficina, debemos tener lo necesario y un poco más, pero con moderación.

Organizadores y vasos para lápices y bolígrafos pueden ser muy útiles. Para almacenar aquellos materiales que se usan con menos frecuencia un cajón nos será de mucha utilidad.

4. Papeles y documentos

La mejor manera de organizar papeles es un cajón, para que no estén a la vista y distraigan, porque siempre son elementos que tienden a desorganizarse. De esta manera podrás ordenar aquellos documentos pendientes y por revisar.

Mejor aún sí creamos algún sistema de carpetas y colores para identificarlos rápidamente. El tiempo invertido en organizar todo ese caos será el mismo que ahorres cuando debas buscarlos.

Aquellos hojas en blanco o que debas reciclar, procura ponerlas también en su propio lugar, de preferencia en alguna tapa de una caja para que no se desordenen continuamente.

5. Cajoneras tu gran aliado

Tener demasiadas cosas sobre la mesa es poco estético, puede llegar a distraernos o convertirse en una molestia. Para todos aquellas cosas que solemos usar pero que no queremos tener a la vista, podemos usar cajones.

La mayoría de escritorios ofrecen cuentan con algún tipo de cajoneras, úsalas. Si tu mesa no cuenta con cajones siempre es posible hallar algún espacio bajo ella para colocar una cajonera con ruedas por sí necesitas moverla.

Sí tu mesa es muy pequeña para poner una cajonera debajo tienes varias opciones:

  • Colocar una pequeña cajonera sobre la mesa.
  • En un armario cercano.
  • Un carrito multiusos con ruedas.

Si el espacio no es un problema, tener una cajonera con organizadores dentro, será de mucha utilidad. Siempre es mejor trabajar en un espacio ordenado dónde todo este a la mano y en su lugar.

6. Calendario y agenda a la mano

No importa que tu computadora, tabletsmartphone cuente con este tipo de ayudas, un calendario o agenda de papel, siguen siendo muy útiles a la hora de organizarse, sobre todo si estás en casa.

Colócalo a lado de la computadora de modo que puedas visualizar el día y el mes de un vistazo, esto te ahorrara mucho tiempo pero además te permitirá ser más conciente del día en que vives y a apuntar esas citas y asuntos pendientes que no quieres olvidar.

Si no tienes espacio sobre la mesa, también puedes colocar un calendario de pared, la idea es que nos sea práctico utilizarlo y que seas conciente del paso de los días que en épocas de confinamiento, suelen pasarnos desapercibidos..

7. El archivo 

Establecer una zona de archivo es necesario para no ir acumulando papeles, para ello debes establecer aquellos documentos que necesitas tener cerca, los cuales deberán estar en el último cajón de la cajonera ordenado por carpetas de colores. 

Aquellos documentos que no se utilicen a menudo y deban guardarse para posteriores consultas, pueden estar en un armario en su respectivo cajón archivador metálico que este a la mano.

8. No abuses de los post-it

Los post-it son uno de los mejores inventos para tener recordatorios de algo inmediato que debas hacer, pero seamos francos, si el monitor termina repleto de ellos, serán de poca utilidad, hay que usarlos con mesura.

Si necesitas recordar algo puntual, nada mejor que establecer una alerta en el calendario de la computadora o del smartphone, pues no ocuparán espacio visual y son igual de efectivos.

9. Las paredes son amigas

A la hora de organizarnos, no solo la superficie de la mesa puede servirnos para tener todo a la vista, si necesitamos tener más elemento al alcance, podemos usar las paredes o elementos verticales que no ocupen espacio del escritorio para ganar espacio 

Las pizarras de corcho o tableros perforados están de moda y además de decorativos pueden ser muy prácticos a la hora de ganar espacio extra sin saturar nuestra mesa de trabajo.

Si te dedicas al trabajo creativo, puedes crear un moodboard, ya que son una excelente guía visual, pues las imagen son muy poderosas y podrás con un vistazo tener una idea muy clara de los colores y demás conceptos en los que estés trabajando.

10. Sin muchos adornos

Demasiadas cosas sobre la mesa significan distracción, por supuesto que se vale tener algo que nos anime o nos evoque algún buen momento. Esos pequeños detalles pueden ser una forma de motivarnos, pero es importante escoger bien y colocar un máximo de tres de estos elementos, que sean pequeños y no ocupen mucho espacio. 

Pueden ser objetos que te hagan sentir bien y te animen en tu jornada, ya sea un retrato, una postal, un detalle que signifique mucho para ti, pero sin que suponga una sobrecarga de espacio.

Haz de organizar un hábito

Sin hábitos no hay productividad, una de las razones principales por las que las personas no consiguen estar bien organizada es porque fallan al establecer los hábitos necesarios. Si todos los días te acostumbras a organizar y colocar las cosas en su lugar, será más fácil tenerlo todo siempre organizado.

Dedica los últimos minutos de tu jornada a organizar tu espacio de trabajo para el siguiente día, el tiempo que inviertas en organizar hoy será tiempo que ganarás mañana, pueden ser solo 10 minutos, pero al paso de los días se convertirán en horas.

Si logras hacer un hábito de esto, tu mesa estará siempre organizada y podrás encontrar cualquier cosa o documento en de inmediato, sin tener que buscar en todos lados.

Como tip adicional, es conveniente levantarse de la silla de vez en cuando, tu espalda y tu vista te lo agradecerán. Algunos especialistas recomiendan hacer pausas de 10 minutos por cada hora de trabajo ¡y qué mejor excusa que organizarlo todo!

Sí has llegado hasta aquí ¡Felicidades! Ya sabes ya cómo organizar un escritorio mejor que Marie Kondo, te darás cuenta que con una mesa limpia y ordenada tu energía fluirá mejor y podrás enfocarte mejor en tus actividades.

Photo principal cortesía de Robert Bye on Unsplash